Maak afspraken met de leverancier.

Net als in de vorige paragraaf plaatsen importeurs die problemen ondervinden vaak hun bestelling voordat ze alle regelingen en overeenkomsten hebben doorlopen die een sterke export-importrelatie ondersteunen. U daarentegen doorloopt deze checklist met punten die u in de gesprekken met uw leverancier moet bespreken.

In dit onderdeel wordt besproken welke informatie moet worden uitgewisseld en wordt de overeenkomst beschreven die tussen u en uw leverancier moet bestaan.

Product

U moet er zeker van zijn dat uw leverancier het product heeft dat u zoekt, in de hoeveelheid die u nodig heeft en tegen een prijs die u kunt hanteren. Om er zeker van te zijn dat het product dat u koopt precies klopt, vraagt ​​u eerst een monster aan. Bestudeer het monster zelf om er zeker van te zijn dat het voor u werkt, en stuur het monster vervolgens naar uw plaatselijke agent (we zullen later in deze cursus dieper op agenten ingaan). Agenten kunnen een breed scala aan taken voor u uitvoeren, inclusief fabrieksaudits , inspecties vóór verzending en meer). De agent vergelijkt het monster met de goederen die bij dat bedrijf beschikbaar zijn en zorgt ervoor dat ze overeenkomen. Zorg ervoor dat u uw leverancier informeert dat uw agent uw definitieve bestelling vóór verzending zal inspecteren; Dit vergroot de kans dat de leverancier zich aan de voorwaarden van uw overeenkomst houdt.

Als uw product moet voldoen aan specifieke etikettering of aan de naleving van normen in uw land, krijgt u de zekerheid dat de leverancier aan de voorwaarden kan voldoen en dat de leverancier bewijs kan leveren dat hij aan deze voorwaarden voldoet. Als u bijvoorbeeld speelgoed met kleine onderdelen in de VS importeert, zorg er dan voor dat de leverancier op elk afzonderlijk product een etiket heeft waarop staat dat het product kleine onderdelen bevat en gevaarlijk is voor kinderen jonger dan drie jaar. (Als u dat niet doet, kan uw zending bij de douane in beslag worden genomen wegens niet-naleving.)

Zorg ervoor dat uw leverancier een passend certificaat van land van oorsprong kan overleggen, evenals een gedetailleerde factuur die voldoet aan de behoeften van uw douanedienst en die zowel de producten als de pakketten heeft gemarkeerd in overeenstemming met de vereisten van uw douanedienst. Ga naar de website van de douanedienst van uw land voor volledige informatie over dit onderwerp. Goede informatie en hulpmiddelen vindt u ook in onze landspecifieke importcursussen.

Zorg ervoor dat u uw leverancier de juiste classificatie-informatie heeft verstrekt, met gebruikmaking van het coderingssysteem van uw land.

Onderhandel zoveel mogelijk met uw leverancier over de prijs. De kans is groter dat u prijsconcessies wint als u een groeiend volume, voorspelbare bestellingen, snelle betaling, enz. kunt beloven.

Levertijden

Je weet wanneer je het product nodig hebt. Zorg ervoor dat uw leverancier het product kan produceren en verzenden om aan uw voorraadbehoeften te voldoen. De levertijd is een combinatie van productie en verzending. Verzendingsproblemen bespreken we later.

Verzending en betaling

Verzendings- en betalingsproblemen zijn zo'n grote bron van verwarring dat de Internationale Kamer van Koophandel een systeem van codes heeft ontwikkeld, genaamd “Incoterms”, om deze transacties gemakkelijker te maken. Incoterms zijn standaard handelsdefinities die de verzend- en betalingsverantwoordelijkheden van elke partij bepalen. De twee betrokken bedrijven onderhandelen voor elke deal over Incoterms. De meest gebruikte incotermen zijn:

• Af fabriek
  De koper is verantwoordelijk voor alle kosten die aan de deur van de verkoper worden gemaakt.
• FOB (gratis aan boord)
  De verkoper betaalt alles tot aan de haven/luchthaven van vertrek, inclusief de exportkosten.
• CIF (kosten, verzekering en vracht)
  De verkoper betaalt om de goederen naar de haven van bestemming te verzenden en regelt de minimale dekking van de zeevaartverzekering (zie het hoofdstuk Verzekeringen).
• DDU (Delivered Duty Unpaid)
  De verkoper levert aan de deur van de koper en betaalt alle kosten, met uitzondering van invoerrechten en BTW.
• DDP/VERVOER BETAALD (Delivered Duty Paid)
  De verkoper levert aan de deur van de koper en betaalt alle kosten.

Neem de tijd om vertrouwd te raken met de voorwaarden. Anders tekent u misschien een contract zonder echt te weten “wie er eerst is” of, nog belangrijker, wat uw betalingsverantwoordelijkheden zullen zijn. Ga naar https://iccwbo.org/resources-for-business/incoterms-rules/ voor meer informatie.

Betalingsmechanismen

Er zijn verschillende manieren om uw goederen te betalen. We zullen ze kort noemen en dan meer praten over de meest voorkomende, de kredietbrief.

Telegrafische overdracht (T/T):

Voordat een product wordt verzonden, wordt de betaling gedaan aan en ontvangen door de verkoper. Omdat bij T/T de koper alle risico's op zich neemt, raden wij u ten zeerste aan deze optie alleen te gebruiken als u 100% zeker bent van de legitimiteit van de leverancier waarmee u te maken heeft. U kunt T/T ook gebruiken om monsters te bestellen, waardoor u uw risico minimaliseert en tegelijkertijd de legitimiteit van de leverancier verifieert.

Rekening openen:

Het open account is het tegenovergestelde van de T/T, waarbij de koper eerst zijn zending ontvangt en de verkoper het volledige risico op zich neemt. Hierdoor heeft de handelaar die het geld uitgeeft de mogelijkheid om de zending te inspecteren en goed te keuren voordat hij tot betaling overgaat.

Borgrekening:

De geblokkeerde rekening zorgt er, net als de Letter of Credit, voor dat het risico gelijkelijk wordt verdeeld. Bij het kopen van producten via dit soort systemen is de medewerking van een derde partij – een escrow-agent – ​​nodig die de betaling van de koper vasthoudt totdat de goederen zijn afgeleverd en geïnspecteerd. Na goedkeuring van de verzending geeft de koper de escrow-agent opdracht om de betaling aan de verkoper vrij te geven.

Document tegen betaling (D/P):

Dit type betaling, waarbij vooral de koper wordt bevoordeeld met enige bescherming voor de verkoper, wordt meestal gebruikt in B2B-export-/importtransacties. Het omvat het gebruik van de banken van koper en verkoper om het betalingsproces voor goederen te beheren.

Kredietbrief (L/C):

Bij dit type betaling wordt een betalingsgarantie verleend door de bank van het kopende bedrijf zodra documenten zoals vrachtbewijzen of vrachtbrieven aan hun financiële instelling zijn overgelegd.

Het L/C, ook bekend als Documentair Krediet, specificeert de stappen die moeten worden genomen en voltooid voordat een leverancier wordt betaald, terwijl wordt beloofd dat de betaling tijdig zal worden gedaan. Meestal kan een L/C niet worden gewijzigd, tenzij beide partijen akkoord gaan met de wijzigingen. Dit betekent dat de verkoper geen risico loopt.

Hoewel de betaling via L/C schriftelijk wordt gegarandeerd, kan het proces traag zijn vanwege het feit dat de juiste documentatie moet worden ingediend bij en goedgekeurd door de financiële entiteit. Omdat dit hele proces gebaseerd is op de uitwisseling van documenten en niet op goederen, beschermt het tegelijkertijd beide partijen, maar resulteert het er ook in dat de transactie langer duurt dan een T/T of zelfs een betaling op een open rekening.

Probeer in het algemeen een regeling te treffen waarbij u vooraf een minimale aanbetaling van 20 tot 30% kunt doen en de rest kunt betalen na ontvangst van een verzendtrackingnummer dat u kunt verifiëren.

Contract

Contracten zijn zowel belangrijk als inherent verwarrend, aangezien u in twee landen werkt. Dit is in ieder geval de informatie die in uw contract met een leverancier moet staan:

• wie partij is bij het contract;
• de geldigheidsvoorwaarden van het contract;
• de te leveren goederen;
• de aankoopprijs van de goederen en de voorwaarden voor betaling, inspectie en levering van de goederen;
• waar de eigendomsoverdracht van de goederen plaatsvindt;
• eventuele garantie- en/of onderhoudsvoorwaarden;
• wie verantwoordelijk is voor het verkrijgen van import- of exportvergunningen;
• wie is verantwoordelijk voor het betalen van belastingen;
• eventuele veiligheidsvereisten voor contractuitvoering, zoals bankgarantiebrieven;
• wat te doen als de verkoper niet verzendt, de goederen defect zijn of de koper in gebreke blijft of annuleert;
• de bepalingen voor onafhankelijke bemiddeling of arbitrage om geschillen op te lossen, en waar deze zou plaatsvinden;
• de voltooiingsdatum van het contract.

Deze e-cursus kan niet alle informatie bieden die u nodig heeft om over het contract te onderhandelen, aangezien elke situatie anders is en de cursus niet probeert juridisch advies te geven. Ons beste advies in deze kwestie is om uw contract te laten beoordelen door een advocaat die u kent internationale handel en/of vraag uw douane-expediteur (u heeft een van deze mensen nodig!) om u te helpen bij de onderhandelingen en het herzien van de voorwaarden.

Nog een laatste advies over internationale contracten: zorg ervoor dat de partijen bij het contract het contract ook daadwerkelijk ondertekenen! Het is heel gemakkelijk dat contracten niet worden ondertekend of onjuist worden ondertekend door iemand anders dan de partijen, zoals een makelaar. (In sommige gevallen mag de makelaar tekenen, als hij daarvoor een volmacht heeft.)

Eerste bestellingen

Begin niet met een grote aankoop; plaats een kleine bestelling, zodat u eventuele verliezen kunt minimaliseren als er toch iets misgaat. Plaats alleen grotere bestellingen als u zich op uw gemak voelt met de producten en praktijken van uw leverancier.

Wat hebben we geleerd

Aan het einde van dit gedeelte moet u weten:

• Bevestig de authenticiteit van uw product door het te inspecteren en een agent in het land te gebruiken om het te verifiëren.
• Zorg ervoor dat uw exporteur alle nalevingskwesties die bij het importeren in uw land betrokken zijn, begrijpt en kan oplossen.
• Let op de levertijden.
• Zorg voor een betalingsmechanisme dat voor beide partijen werkt. Voorkom dat u meer dan 30% vooraf betaalt.
• Zorg voor een fatsoenlijk contract, dat wil zeggen dat het alle relevante informatie bevat, is beoordeeld door een daartoe bevoegde persoon en correct is ondertekend.
• Begin met een kleine eerste bestelling als test.

Vervolgens moet u bepalen hoe uw goederen van het land van herkomst naar uw land zullen gaan.

Op ons succes door samen te werken,